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Su línea directa de denuncia digital 24/7
Descubra cómo una línea directa de denuncia digital optimizada y eficaz puede ayudar a los informantes alzar la voz, y cómo su empresa puede beneficiarse de ella
EMPEZARYa sea para sus necesidades de recursos humanos o de compliance, contar con una línea directa para denuncias es un tema importante para muchos profesionales de cumplimiento.
Los legisladores abogan por más normativas, la más reciente de las cuales es la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades, que los países de la UE están incorporando a sus legislaciones nacionales. Esta iniciativa plantea a menudo la cuestión de una línea directa de denuncia de irregularidades. Pero, ¿qué es una línea directa de denuncia de irregularidades? ¿Por qué su empresa debería tener uno? ¿Cuáles son las preguntas que se deben hacer al diseñar su línea directa digital de denuncia de irregularidades? ¿Y cuáles son las características de las líneas directas que tienen éxito?
Por qué debería tener una línea directa de denuncia de irregularidades
Aumente la accesibilidad de su sistema de denuncia de irregularidades
No todo el mundo tiene acceso a Internet o a la tecnología de los teléfonos inteligentes para denunciar irregularidades. Abre un canal telefónico para que todo el mundo pueda presentar su denuncia de forma fácil y segura.
Empodere a todos los miembros de su organización, estén donde estén
Que esté disponible en todos los países en los que opera, en todos los idiomas locales, 24/7.
Preservar la seguridad y precisión de todos los informes.
Asegúrese de que las denuncias realizadas a través de la línea de denuncia se proporcionen sin modificación o interpretación alguna.
Aproveche los datos en todos los canales
Gestione los casos exactamente igual que sus informes web y benefíciese de datos completos independientemente de los canales que utilicen los informantes.
EL VIAJE DEL INFORMANTE
Cuando una persona decide denunciar una irregularidad por teléfono, llama a un número local o gratuito proporcionado por Whispli en nombre de su organización. Su llamada es atendida por una línea telefónica digital que le orienta en los idiomas locales para ayudarle a grabar un mensaje lo más detallado posible. Los informantes pueden escuchar el mensaje las veces que necesiten hasta que consideren oportuno enviarlo a la organización. A continuación, se les proporciona un enlace y un código para seguir el informe en línea y comunicarse con los gestores de casos, si deciden permanecer en el anonimato.
EL FLUJO DE TRABAJO DEL ADMINISTRADOR DE CASOS
La organización recibe la grabación y la transcripción directamente en Whispli y puede procesar el caso como lo haría con un informe web. El informe está disponible en el sistema y los administradores de casos pueden comenzar a trabajar en un plan de acción dentro de su flujo de trabajo habitual y aclarar los detalles del envío con el informante, ya sea por teléfono si el informante proporcionó su número de teléfono o a través de la plataforma Whispli. Los casos enviados a través de la línea directa se incluyen en el análisis para proporcionar datos completos para todos los fines de informes.
MANTENER EL CONTACTO CON EL INFORMANTE TRAS LA REMISIÓN A LA LÍNEA DIRECTA DE DENUNCIAS
Una vez que se envía un informe por la línea directa digital, se compartirá un código único con el informante para llegar a su casilla de chat personal para realizar un seguimiento con información importante y mantenerse actualizado sobre el progreso. Cada informe que llega puede ser una investigación dinámica, ya que los administradores de casos se mantienen en contacto con los informantes a través de su bandeja de entrada segura anónima. Es poco probable que, en el caso de una denuncia tradicional a través de una línea telefónica directa, haya oportunidad de hacer un seguimiento y seguir construyendo una investigación dinámica en torno a los casos. Esta es una situación riesgosa que podría costarle a su organización tiempo valioso, reputación, satisfacción, seguridad o costos y cargas financieras. Mantenerse en contacto con los informantes y construir relaciones valiosas dentro de una plataforma segura se siente natural dentro de Whispli. Esta bandeja de entrada es accesible para siempre para añadir pruebas, investigar, seguir y gestionar.
¿Cómo configurar una línea directa digital para denuncias?
El equipo de Whispli lo ayuda a crear y administrar la línea telefónica directa digital que necesita. Proporcionamos plantillas, compramos números locales y gratuitos y gestionamos toda la configuración para adaptarla específicamente a su industria y organización.
OFRECE TODOS LOS IDIOMAS QUE NECESITAS
Simplemente haga que todas las preguntas se pronuncien en el idioma más cómodo para el informante y que se las traduzcan. Haga un seguimiento de cada conversación a través de una bandeja de entrada traducida automáticamente en Whispli para que no se pierda nada y el idioma no se convierta en una barrera para construir relaciones sólidas. Es tan sencillo como pulsar un número en el teléfono para ser guiado a un idioma que resultará más cómodo e impactante para la experiencia del informante, pero igualmente valioso para el gestor de casos. De esta manera, los informantes y los gestores de casos pueden tener la mejor oportunidad de que se investiguen los casos.
PROPORCIONE UNA LÍNEA TELEFÓNICA DIRECTA DE DENUNCIAS DISPONIBLE 24/7
La línea directa de denuncias no requiere que una persona controle las llamadas entrantes a todas horas y todos los días. Con el sistema de respuesta de voz interactivo en cualquier momento y en cualquier lugar se pueden realizar informes. Realmente puede tener un sistema 24/7/365 que puede recibir llamadas y configurar una bandeja de entrada segura para que los informantes proporcionen información segura y anónima. Los informes se pueden enviar en cualquier momento del año y se pueden enviar rápidamente al sistema seguro de gestión de casos de Whispli para comenzar el proceso de investigación en minutos.
CREE UN FLUJO PERSONALIZADO PARA PROPORCIONAR UNA ORIENTACIÓN ÓPTIMA A LOS INFORMANTES
No importa lo especializado o complicado que sea su sector. Con una línea directa de denuncia digital, es posible personalizar la experiencia de cada persona en función de lo que considere relevante para ellos. Las preguntas se pueden personalizar para ayudar a cada organización a descubrir los detalles y la información relevante para sus objetivos. Los trabajadores de oficina, construcción, comercio minorista o tecnología pueden tener cada uno su propia voz y hacer preguntas relacionadas con sus necesidades. Elija entre cientos de impresionantes voces diseñadas por IA o personalice cada pregunta grabando una voz humana real. Esto puede dar una dimensión adicional de una interacción humana genuina si se prefiere.
PROCESE LOS CASOS DE LA LÍNEA DIRECTA A TRAVÉS DEL MISMO FLUJO DE TRABAJO QUE SUS OTROS CANALES
No se note una diferencia en la forma en que se gestionan los informes en la plataforma Whispli. Ya sea que se trate de un envío a la línea telefónica directa digital o un envío clásico de Whispli, como administrador de casos o informante, su experiencia será la misma. En pocas palabras, se envía un informe y se pone a disposición una bandeja de entrada anónima para cada envío, independientemente de su origen o el momento en que se envió. Se siguen los procesos internos y los casos se pueden gestionar de la misma manera.
INSTÁLALO EN POCAS SEMANAS CON UN NÚMERO LOCAL PARA CADA PAÍS
Maximice el acceso y permita que cada país llame a través de su número local. Está aumentando sus posibilidades de recibir información valiosa cuando un sistema conveniente está disponible de manera familiar para los informantes. Es un proceso simple y rápido para vincular los números de diferentes países a las líneas directas de denuncia y garantizar una experiencia consistente del administrador de casos y del informante para manejar los informes dentro de una bandeja de entrada segura. Proporcione a cada país un número dedicado que los guiará a través de una experiencia de informes segura, dinámica y familiar.
LAS LÍNEAS DIRECTAS DE DENUNCIA TRADICIONALES NO ESTÁN ALINEADAS CON LA EVOLUCIÓN DEL USO DEL TELÉFONO
Los métodos de comunicación en la era digital han cambiado drásticamente la forma en que a las personas les gusta comunicarse y hacer oír su voz. La forma más común de comunicación es a través de mensajes de texto, cada vez es menos probable que las personas levanten un teléfono y llamen a alguien directamente, pero elegirán regularmente enviar un mensaje de texto. Las personas simplemente se sienten más cómodas llamando o enviando mensajes de texto en su propio tiempo mientras permanecen en el anonimato y sin sentirse juzgadas. Sin embargo, esto no significa que no haya una preferencia para que las personas llamen y hagan un informe. Una línea directa digital para denuncias elimina la presión de hablar con una persona real y el miedo a ser juzgado. Permite a los reporteros permanecer en el anonimato y sentirse seguros sabiendo que pueden escuchar lo que han dicho y hacer cambios en su presentación. Después de enviar un informe a través de una línea directa digital de denuncias, los informantes pueden hacer un seguimiento de su informe y continuar una conversación a través de una bandeja de entrada anónima y segura.
ALGUNAS LÍNEAS DIRECTAS TRADICIONALES TARDAN MUCHO EN PONER A LOS INFORMANTES EN CONTACTO CON UNA PERSONA REAL
Las líneas directas tradicionales de denuncia de irregularidades reúnen a su personal para que sus servicios sean más rentables. Si varias personas llaman al mismo tiempo, se ponen en espera hasta que haya un agente disponible. Explicar un problema de falta de ética puede llevar un rato y los informantes a menudo pueden esperar hasta 20 minutos. Una vez que finalmente se responda su llamada, dependiendo del idioma que hablen, se les puede pedir que esperen nuevamente, antes de que un traductor se conecte a la llamada. Esto puede ser desalentador y desagradable, especialmente cuando se siente vulnerable o nervioso. Al llamar a una línea telefónica digital, las opciones de idioma son instantáneas con solo presionar un botón, no hay espera y una voz clara para entender cómo informar de manera segura.
LA EXPERIENCIA DEL INFORMANTE DEPENDE MUCHO DE QUIÉN RESPONDA LA LLAMADA
Después de conectarnos y discutir con organizaciones de diferentes industrias, descubrimos que las personas se sienten más inclinadas a conectarse sobre asuntos confidenciales y personales a una línea digital. Esto elimina la ansiedad y la anticipación de quién podría estar esperando para contestar la llamada al otro lado del teléfono. Con una línea telefónica digital, los informantes pueden hablar sin la influencia de otra persona. Dependiendo de la calidad de la capacitación del centro de llamadas y su capacidad para retener al personal, las personas a cargo de recopilar los informes tendrán las habilidades adecuadas para manejar la situación con cuidado… o no. A menudo, se necesita mucho valor para informar sobre un problema y puede bastar una mala experiencia con un agente de un centro de llamadas sin formación para que alguien no quiera denunciar. La digitalización de este proceso elimina el riesgo de una mala experiencia con una línea directa y ofrece la flexibilidad necesaria para informar al informante.
UNA SOLUCIÓN ÚNICA PARA GESTIONAR TODOS LOS CASOS, SIN IMPORTAR CÓMO SE DIVULGARON LAS DENUNCIAS
Los sistemas tradicionales de líneas directas no están diseñados para integrarse dentro de una organización y, por lo general, son bastante unidimensionales por sí solos y, por lo general, son solo una herramienta indiferente. Lo que Whispli puede hacer al integrarse dentro de su organización es dejar espacio para la creatividad al personalizar la experiencia de su organización y promover una cultura de trabajo saludable.
Puede integrar una línea telefónica digital, una aplicación móvil, un escritorio y envíos por correo electrónico en un solo sistema para que cada usuario se sienta cómodo. Todos los casos se gestionan en una ubicación centralizada segura para garantizar la confidencialidad, la coherencia y la comunicación continua en cada caso.
LÍNEAS DIRECTAS DIGITALES DISPONIBLES EN CUALQUIER IDIOMA, 24/7
Con una línea directa de denuncia de irregularidades digital, las llamadas se pueden realizar y responder de inmediato las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, lo que permite una enorme flexibilidad entre los informantes y los gestores de casos. Puede orientarle en tantas lenguas como necesite, incluidos dialectos poco comunes.
LOS INFORMANTES PUEDEN REVISAR LO QUE DIJERON ANTES DE ENVIAR SU DENUNCIA
Pónselo fácil al informante sin tener que tener su informe perfecto la primera vez. Ofrecen la comodidad de poder revisar y escuchar lo que se ha dicho y hacer cambios tantas veces como sea necesario. Los informantes no sienten la presión de una persona real en el otro lado esperando que respondan o terminen sus respuestas, pueden informar en su propio tiempo y comenzar de nuevo si es necesario.
NO HAY ALTERACIÓN DE LA DIVULGACIÓN DEL DENUNCIA
No hay espacio para interpretaciones personales, malentendidos o entradas equivocadas para los informes enviados a través de la línea directa digital. Cada palabra elegida que dice el informante se envía al sistema de gestión de casos de Whispli y nunca se puede cambiar ni editar.
