EspañolPara cualquier empresa, la gestión de riesgos es una parte importante de la evaluación de los problemas que pueden surgir dentro de una organización y resolver esos problemas lo antes posible. Hay muchos tipos de riesgos a los que pueden enfrentarse las empresas: estratégicos, de cumplimiento, de seguridad, financieros, jurídicos, operativos, de reputación e incluso catástrofes naturales.
Según un estudio de Harvard Business Review, hay tres tipos de riesgos a los que se enfrentan las organizaciones y es importante entender cómo clasificar cada riesgo para que la empresa pueda afrontarlos en consecuencia:
- Riesgos evitables: suelen estar relacionados con el comportamiento y las acciones de los empleados.
- Riesgos estratégicos: suelen implicar más riesgos económicos y de inversión.
- Riesgos externos: sobre los que la mayoría de las veces las empresas tienen muy poco control. Este tipo de riesgos incluyen, entre otros, las catástrofes naturales, los cambios políticos y los cambios económicos.
Disponer de un proceso de gestión de riesgos es esencial para que una empresa pueda hacer frente a cualquier riesgo potencial y responder a él. En lugar de evitar esos peligros hasta que se hagan muy graves, ver las señales puede ayudar a las empresas a mitigar y aceptar los peligros potenciales. La gestión de riesgos también examina la relación entre el riesgo y su impacto en los objetivos estratégicos de la organización, para apoyar la planificación estratégica si surgen estos problemas.
¿Cuáles son las herramientas clave que debe aprovechar en su proceso de gestión de riesgos para identificar y prevenir eficazmente los riesgos?
Identificar los riesgos a través de su gente
Hay muchas formas de identificar a qué tipo de riesgos se puede enfrentar su empresa, pero ante todo es importante saber identificar los riesgos en función de su sector. Una empresa de servicios financieros no tendrá los mismos tipos de riesgos que una empresa de adquisiciones, ni sus empleados se enfrentarán a los mismos problemas. Hay un denominador común para cualquier empresa: todos los datos que necesita para identificar los riesgos dentro de su organización ya existen, y su mejor fuente de información son sus empleados. Además de proporcionarles canales para denunciar, un sistema de denuncia de irregularidades puede servir para trazar un mapa de los riesgos dentro de su organización.
Recopilación de datos para mejorar la gestión de riesgos
En primer lugar, debe recopilar la información existente sobre el lugar de trabajo e inspeccionar para poder empezar a identificar los peligros. Se puede hacer examinando los incidentes que ya se han producido en el lugar de trabajo, estudiando cómo se está realizando el trabajo frente a cómo se ha venido haciendo y estudiando los riesgos que lleva asociados.
Esto puede ser una tarea tediosa si su organización no utiliza ninguna plataforma para gestionar estos casos de incidencias. Y más aún si se trata de una empresa grande y global, con varias filiales y/o proveedores en todo el mundo.
Disponer de un sistema de gestión de denuncias en el que se alojen de forma segura todos los incidentes notificados por los empleados ahorra mucho tiempo. Asegurarse de que la interfaz de sus canales de denuncia sea lo más fácil de usar posible es clave: dar a sus empleados la opción de crear una bandeja de entrada segura y anónima para denunciar, disponer de una aplicación móvil o poder guardar borradores antes de enviarlos son algunas de las características que pueden ayudarle a obtener información valiosa que puede aprovechar. Así dispondrá de un lugar central para recopilar, identificar y gestionar los riesgos.
Realización de investigaciones cualitativas
Una vez completada, hay que entender la causa del problema notificado, por ejemplo si se trata de un problema interno o externo. Dependiendo de los incidentes, podría ser importante hablar con los empleados para entender cómo surgieron los problemas, conocer sus opiniónes sobre el suceso y cualquier idea que puedan tener para evitar este tipo de problemas en el futuro. Una plataforma que permita a los empleados y a los gestores de casos mantener conversaciones bidireccionales seguras, con la posibilidad de intercambiar documentos sin perder el anonimato, le proporcionará mejores datos que un sistema de notificación unidireccional. Una buena forma de disponer de estos datos en su proceso de gestión de riesgos es asegurarse de que su canal de denuncia y su plataforma de denuncia de irregularidades sean atractivos y fáciles de utilizar por sus empleados.
A la hora de recopilar información a través de su sistema de denuncia de irregularidades, contar con la posibilidad de establecer flujos de trabajo de investigación le será de gran ayuda. Desde la evaluación del riesgo y su categorización hasta la definición de su impacto (leve, grave, muy grave), los flujos de trabajo guiarán a su equipo. Sistematizan el tratamiento de los riesgos y generarán datos que permitirán posteriormente realizar análisis estadísticos.
Analizar sus datos de riesgo y ser proactivo
La recopilación de datos a través de su personal puede aprovecharse y utilizarse para realizar análisis cualitativos de sus áreas de riesgo. Al respaldar el proceso de gestión de riesgos con los datos de las denuncias, resulta más fácil anticiparse a nuevos riesgos y tratar los problemas desde la raíz.
Creación de un mapa de riesgos
Una vez que haya sido capaz de identificar los riesgos inherentes, la creación de un mapa de riesgos puede ayudar a tener una mejor comprensión y visión de su organización. Al poder evaluar los riesgos y su frecuencia potencial, podrá priorizar los problemas cuando surjan. Los mapas de riesgos pueden tener diferentes formas (por ejemplo, cuadrado o redondo) y tienden a utilizar colores (verde, amarillo, naranja y rojo) para dictar la gravedad del problema. Estas herramientas ayudan a mantener una visión de los peligros potenciales.
Mapear los riesgos de su organización en su globalidad le permitirá identificar tendencias y patrones en toda la organización, ya sea una repetición de incidentes similares, un departamento o región específicos que reciben más informes o una recurrencia en periodos en los que los riesgos son superiores a la media.
Puede mejorar su mapa de riesgos aprovechándose de sus datos sobre denuncias y cruzándolos con otras fuentes para analizar los riesgos de forma exhaustiva. La forma más sencilla de hacerlo sería enviar los datos de su plataforma de denuncia a su software de Business Intelligence gracias a una API. Esto le permitirá crear análisis avanzados y obtener una visión general de los riesgos por ubicaciones o departamentos, compararlos con los índices de rotación, etc. Este análisis avanzado le permite detectar nuevos riesgos, su probabilidad de ocurrencia y/o el impacto potencial en su organización.
Identificación proactiva de riesgos
La gestión de riesgos es un proceso continuo, y fomentar la confianza con sus empleados le ayudará considerablemente a descubrir y mitigar riesgos ocultos dentro de su organización, convirtiéndolos en parte integrante de su marco de gestión de riesgos.
Si se limita a utilizar la denuncia de irregularidades solo para el cumplimiento de la normativa, está perdiendo la oportunidad de beneficiarse de ella en otros aspectos. Al eliminar la etiqueta de «denunciante» y empezar a hablar de conversaciones de confianza, podemos ir a la raíz del concepto y considerar la denuncia de irregularidades como «un tipo de conversación en el espectro de lo que llamamos conversaciones de confianza «
Unos canales de comunicación atractivos, una retroalimentación coherente, y predicar con el ejemplo beneficiarán tanto a sus empleados como a su organización:
- Los empleados se sienten valorados y reconocidos, lo que les anima a confiar en sus directivos y en la organización;
- Al mantener estas conversaciones de seguimiento, las empresas han observado que se ha triplicado el aumento del compromiso de los empleados. Un 82% más de empleados son dispuestos a hablar, sintiéndose lo suficientemente seguros como para hacerlo sin miedo a ser reprendidos y permaneciendo en el anonimato;
- Más conversaciones e informes significan que los riesgos se detectan y gestionan a tiempo;
- Es más probable que los empleados satisfechos aumenten su productividad, permanezcan fieles a su organización y se conviertan en embajadores de la buena reputación de la organización.
Tener implantada una plataforma de denuncia de irregularidades no significa que sólo tenga que utilizarse para denunciar, sino que también puede utilizarla para ir más allá de su finalidad. Puede hacer que su lugar de trabajo sea más seguro para todos. Tener a su alcance una plataforma como Whispli para su negocio puede ayudarle a entender lo que ocurre dentro de la empresa y ayudar a regular y controlar la imagen de marca.